Det kan være ekstremt vanskelig å trekke ut en sjekkbetaling fra en kunde, spesielt hvis selgeren ønsker en øyeblikkelig levering som vil koste kunden en leveringsavgift over natten. Et alternativ er å få kunden til å faksere eller sende et skannet bilde av en fullført og signert sjekk til eieren via e-post, og deretter følge disse trinnene:
- Få programvare for sjekkutskrift, som er tilgjengelig fra mange selskaper (søk etter "sjekk med faksprogramvare" på en Internett-søkemotor).
- Skriv inn informasjonen fra sjekken i programvaren.
- Skriv ut sjekken ved hjelp av sjekksikkerhetspapir, som kan fås fra en lokal kontorvareforretning. Bruk standard skriverblekk, ikke det spesielle MICR-blekk som brukes av banker. Programvaren for sjekkutskrift vil inneholde følgende tekst i stedet for signaturlinjen:
Underskrift er ikke påkrevd
Betalemottaker for å holde deg uskyldig for betaling av dette dokumentet
Fravær av påtegning garanteres av betalingsmottakerens bank.
- Sett sjekken inn i selskapets bank. Dette kan kreve manuell behandling av en bankteller, siden bankens sjekkskannere ikke oppdager MICR-koding på sjekken.
- Behold en kopi av den faksede eller e-postsjekken, som bevis på at kunden autoriserte betaling.
Et alternativ er å innhente den nødvendige informasjonen for en sjekkbetaling over telefon, men det gir ingen bevis for at kunden sa ja til å foreta betalingen. Det er også lettere å gjøre en feil når du skriver ned informasjon som er innhentet over telefon. Følgelig anbefales ikke denne tilnærmingen.
Nok et alternativ er å sende kunden et skjema for utfylling som inneholder all informasjonen som vanligvis finnes på en sjekk, samt en autoriserende signaturlinje. Dette bør ledsages av en annullert sjekk, slik at selgeren kan referere til et sjekknummer.
Sluttresultatet av denne prosessen er fullstendig eliminering av postflyt fra innsamlingsprosessen. Denne tilnærmingen er tidkrevende, men er uten kostnad for kunden, som kanskje synes det er et tiltalende alternativ sammenlignet med å betale for levering over natten.
Hvis du velger å bruke denne tilnærmingen til å samle inn penger, må du sørge for å dokumentere fullstendige trinn, samt autorisasjonen gitt av kunden, for å ha bevis tilgjengelig hvis kunden noen gang bestrider betalingen.
