En soft close defineres som å lukke bøkene ved å bruke en forkortet avslutningsprosedyre. Ved å bruke en myk avslutning kan regnskapsavdelingen utstede regnskaper veldig raskt og deretter gå tilbake til sine normale daglige aktiviteter. Denne forbedrede avslutningshastigheten koster, for nøyaktigheten til regnskapet reduseres med de ulike inntekts- og utgiftsopptjeningene som normalt inngår i en mer omfattende avslutning. Dette betyr at resultatene rapportert gjennom en myk avslutning kan være vesentlig unøyaktige. Eller de kan ha flere variable resultater fra måned til måned fordi periodisering ikke brukes til å utjevne rapporterte resultater over flere rapporteringsperioder.
Det reduserte nøyaktighetsnivået gjør soft close upraktisk for gjennomgåtte eller reviderte regnskaper som leses av utenforstående. Det kan imidlertid være helt akseptabelt å bruke soft close for intern ledelsesrapportering, der total nøyaktighet ikke er helt nødvendig. Dermed er et rimelig kompromiss å bruke en grundigere avslutningsprosess når det er nødvendig med et komplett sett med regnskap for bruk av utenforstående (for eksempel ved årsskiftet), og soft close for alle andre måneder.
Regnskapet til et børsnotert selskap er grundigst gjennomgått, med gjennomganger ved utgangen av tre kvartaler og full revisjon ved årets slutt. Dette betyr at en soft close fortsatt kan brukes de andre åtte månedene av året. Dermed kan til og med et offentlig selskap dra nytte av en myk nærhet to tredjedeler av tiden.
Trinn som ofte hoppes over under en myk avslutning inkluderer:
Inntektsinntjening
Kostnadsopptjening
Eliminasjoner mellom selskaper
Overheadfordeling
Fysisk inventar teller
Kontoavstemminger
Reserver kontooppdateringer
De viktigste gjenværende trinnene som fortsatt er nødvendige for en myk avslutning er:
Kundefakturering
Kommisjonens periodisering
Undersøk lagerregelmessigheter (hvis beholdningsbalansen er stor)
Feilkontroll av regnskapet
Hvis resultatene til en virksomhet er spesielt utsatt for en vare som er fjernet fra sjekklisten for soft close, kan du i det hele tatt legge den til igjen. Hvis lønnsopptjeningen for eksempel er stor, bør du vurdere å beregne og påføre den hver måned , uavhengig av hvilken type avslutning organisasjonen bruker. Å gjøre det krever mer tid, men resulterer i mer nøyaktige regnskaper.
