Leverandører tilbyr sine kunder kjøpsrabatter i bytte mot å betale regningene sine tidlig. Det er viktig å spore kjøpsrabatter som er tatt, siden de forbedrer fortjenesten direkte ved å redusere beløpet som betales til leverandørene. For å spore om kjøpsrabatter faktisk blir tatt, må regnskapspersonalet:
- Gjennomgå leverandørfakturaer for å se om de tilbyr rabatter for tidlig betaling.
- Se om det er økonomisk å godta tilbudte rabattvilkår.
- Betal fakturaen tidlig, i bytte mot de tilbudte rabattvilkårene.
Nøkkelpunktet å måle er om de begrepene som anses å være økonomiske å akseptere faktisk ble tatt. Hvis tilbudte vilkår ikke var økonomiske, er det ikke nødvendig å spore dem.
For å beregne prosentandelen av kjøpte rabatter som er tatt, dividerer du det totale beløpet av kjøpsrabatter som er tatt med det totale antallet tilgjengelige rabatter som anses å være økonomisk å ta. Formelen er:
Totale kjøpsrabatter tatt ÷ Totale økonomiske tilgjengelige rabatter
Merk at denne målingen ikke involverer antall kjøpsrabattransaksjoner, men snarere dollarbeløpet for kjøpsrabattransaksjoner. Forskjellen er at hvis du sporer antall reduserte transaksjoner, kan det avsløre (for eksempel) en høy suksessrate på 90%, men den eneste rabatten som regnskapsavdelingen glemte å ta, var for et enormt beløp. Måling basert på dollarmengden av kjøpsrabatter, kan den samme situasjonen (for eksempel) ha avslørt en suksessrate på 10%. For å være mer presis, er formelen:
Totalt antall dollar rabatter tatt ÷ Totalt antall tilgjengelige økonomiske rabatter i dollar
Informasjonen som kreves for telleren kan hentes fra regnskapsregistrene. Det kan imidlertid være mye vanskeligere å samle informasjonen i nevneren. En mulig kilde er leverandørens hovedfil.
Hvis andelen kjøpte rabatter er for lav, kan det være nødvendig å restrukturere leverandørgjeldsprosessen for å sikre at avtaler om tidlig betaling blir behandlet raskere. En vanlig omkonfigurering av systemet er å logge alle innkommende fakturaer direkte inn i regnskapssystemet før de sendes ut for godkjenning. Et annet alternativ er å sentralisere leverandørgjeld for et selskap med flere lokasjoner, og få leverandører til å sende fakturaene sine rett til det sentrale stedet for raskere behandling.
