En journalpost er en metode som brukes til å føre en regnskapstransaksjon i en virksomhets regnskapsregister. Hver journaloppføring må generere minst to likeverdige og motregningsposter. Dette er fordi hver transaksjon innebærer en endring på minst to steder i regnskapsregistrene, og summen av alle belastninger og kreditter må balansere. For eksempel:
Når du registrerer en leverandørfaktura, øker den både en utgiftskonto og den gjeldende (ansvars-) kontoen
Når du registrerer en kundefaktura, øker den både inntektene og kontofordringskontoen
Når du kjøper et anleggsmiddel øker det anleggskontoen og reduserer kontantkontoen
Når du betaler ansatte øker det lønnskostnaden og reduserer kontantkontoen
Formatet på en journaloppføring er at den første kolonnen skal inneholde kontonavnet / nummeret som oppføringen blir gjort i, den andre kolonnen som inneholder belastningsbeløpet som blir lagt inn, og den tredje kolonnen som inneholder kredittbeløpet som blir lagt inn. Kontonavnet / nummeret på kontoen som krediteres er innrykket. Det er også nyttig å inkludere et unikt identifikasjonsnummer for journaloppføringen og datoen for oppføringen, samt en kort fortellende beskrivelse. Hvis det er et stort antall journaloppføringer, kan det også være lurt å inkludere en godkjenningssignaturblokk, samt en signatur og datoblokk for personen som legger inn journaloppføringen i regnskapsprogramvaren. Formatet for en grunnleggende journaloppføring er: