Hovedbok inneholder et sammendrag av alle registrerte transaksjoner, mens hovedjournalen inneholder de opprinnelige oppføringene for de fleste transaksjoner med lite volum. Når en regnskapstransaksjon skjer, blir den først registrert i regnskapssystemet i en journal. Det kan være flere tidsskrifter, som enten er utformet for å inneholde spesielle typer transaksjoner (for eksempel for kontantkvitteringer, kontantutbetalinger eller salg) eller for alle andre typer transaksjoner. Disse andre transaksjonene er registrert i den generelle journalen. Eksempler på oppføringer i den generelle journal er aktivesalg, avskrivninger, renteinntekter, renteutgifter og salg av obligasjoner eller aksjer i selskapet til investorer.
Dermed er den generelle journalen et samlet sted for den første innføringen av visse transaksjoner som ikke forekommer i tilstrekkelige volumer til å fortjene registrering i en spesialjournal. Disse transaksjonene er registrert i kronologisk rekkefølge, noe som gjør journal til et utmerket sted å undersøke regnskapstransaksjoner etter dato.
Hovedboka inneholder et sammendrag på kontonivå for hver transaksjon som en bedrift har engasjert seg i. Denne informasjonen kommer fra de forskjellige tidsskriftene i samlet form, i oppsummeringsnivåoppføringer. Informasjonen i hovedboken blir deretter samlet videre til en prøvebalanse, hvorfra regnskapet blir opprettet.
Dermed er hovedjournalen der de transaksjonene først blir registrert som ikke lagres i en fagspesifikk journal, mens hovedboken lagrer sammendragsnivåinformasjonen fra hver av tidsskriftene. Dette betyr at journalen inneholder større mengder detaljert regnskapsinformasjon enn hovedboken, som igjen inneholder mer detaljert informasjon enn regnskapet.
Bruken av tidsskrifter har avtatt siden adventen av datastyrte regnskapssystemer. Mange mindre regnskapsprogramvaresystemer lagrer all transaksjonsinformasjon direkte i hovedboken, og dispenserer med alle de forskjellige typene av tidsskrifter, inkludert hovedjournalen.
