Bokføring til hovedbok innebærer å registrere detaljerte regnskapstransaksjoner i hovedboken. Det innebærer å samle økonomiske transaksjoner der de lagres i spesialiserte hovedbøker og overføre informasjonen til hovedboken. I utgangspunktet blir transaksjoner som er fullført i volum, vanligvis registrert i en spesialboks, for eksempel salgsboken. Å gjøre dette hindrer hovedboken i å være oversvømmet i detaljene for tusenvis av transaksjoner. Informasjonen i hovedboken blir deretter samlet i et sett med regnskap for hver rapporteringsperiode.
Informasjon i en av spesialhovedbokene blir samlet med jevne mellomrom, på hvilket tidspunkt en oppsummeringsnivåoppføring blir gjort og lagt ut i hovedboken. I et manuelt bokføringsmiljø kan aggregeringen skje med faste intervaller, for eksempel en gang om dagen eller en gang i måneden. For eksempel, hvis kildeboken var salgsboken, kan den aggregerte konteringsoppføringen inkludere en debet til kontofordringskontoen og kreditter til salgskontoen og ulike omsetningsavgiftskontoer. Når du legger inn denne oppføringen i hovedboken, kan det gjøres en notasjon i beskrivelsesfeltet med angivelse av datoperioden som oppføringen gjelder for. Dette er nyttig for å gi ekstra klarhet til en bruker av hovedboken som kan undersøke visse transaksjoner.
I et datastyrt bokføringsmiljø kan det være umerkelig å legge ut til hovedboken. Programvaren gjør det ganske enkelt med jevne mellomrom, eller spør om du vil legge ut, og håndterer deretter den underliggende hovedboksposteringen automatisk. Det er mulig at ingen bokføringstransaksjoner engang vises i rapportene som genereres av systemet.
Bokføring til hovedbok skjer ikke for transaksjoner med mindre volum, som allerede er registrert i hovedboken. For eksempel kan kjøp av anleggsmidler være så sjeldne at det ikke er behov for en spesialbok for å huse disse transaksjonene, så de blir i stedet registrert direkte i hovedboken.
Hvis noen ønsker å undersøke en detaljert transaksjon, starter de vanligvis med et av regnskapet, går ned til den aktuelle kontoen i hovedboken, og refererer deretter til spesialboken som inneholder detaljert informasjon om den aktuelle transaksjonen.
