En salgsboks er en detaljert detaljering av foretatt salg, presentert i datosekvens. Det kan også inneholde utstedte kreditter som reduserer salgsmengden, kanskje for produkter som returneres av kunder. Informasjonen i en hovedbok kan være ganske detaljert, inkludert varer som salgsdato, fakturanummer, kundenavn, solgte varer, salgsbeløp, fraktkostnad, merverdiavgift og mer.
Informasjonen i en salgsbok er oppsummert med jevne mellomrom, og de samlede beløpene blir deretter bokført til salgskontiene i hovedboken. Dette innlegget kan være like sjeldent som slutten av hver måned (som en del av avslutningsprosessen på slutten av måneden) eller til og med hver dag. Informasjonsnivåinformasjonen i salgsboken holdes atskilt fra hovedboken for å forhindre at den blir overveldet med for mye informasjon.
Følgende er eksempler på hvordan en salgsbok kan brukes:
Regnskap . Salgsboken er det ultimate kildedokumentet for salgstallet som vises øverst i resultatregnskapet.
Forskning . Hvis noen ønsker å undersøke et salgsproblem, begynner de vanligvis med en analyse på høyt nivå i hovedboken, for eksempel en trendlinjeanalyse, og bytter deretter til salgsboken for å bestemme detaljene for nøyaktig hva som skjedde.
Revisjon . En revisor vil sannsynligvis ønske å sikre at det totale salgsbeløpet som er rapportert i selskapets regnskap er riktig, og vil undersøke ved å undersøke et utvalg av fakturaene som er oppført i hovedboken, som inneholder dette salgstallet.
Opprinnelig ble salgshovedboken vedlikeholdt manuelt, med at bokføringer til hovedboken også ble fullført for hånd. Med adventen av datastyrte regnskapssystemer er det ikke alltid tydelig at det eksisterer en salgsbok, siden en bruker bare søker etter et spesifikt fakturanummer, datoperiode eller beløp, og aldri innser at han eller hun får tilgang til det som pleide å bli kalt salgsboken. Dermed er begrepet mindre vanlig brukt enn det som tidligere hadde vært tilfelle.
