Behandlingen av lønn kan gi feil flere steder, noe som krever en detaljert prosessflyt som også inneholder flere kontroller. Denne prosedyren kan brukes til å sikre at lønn behandles konsekvent på en gjentatt basis. Den faktiske prosessflyten kan variere noe fra trinnene som er nevnt nedenfor, siden det kan være forskjeller knyttet til bruk av manuelle, datastyrte eller outsourcede løsninger for lønnsbehandling. Den mest sannsynlige versjonen av prosedyren, inkludert ansvar og grunnleggende kontroller, følger:
Oppdater ansattes hovedfil . Lønnsansvarlig mottar melding om endringer i ansattes informasjon som påvirker behandlingen av lønn, for eksempel tilbakeholdelse av unntak og endringer i lønnssatsen. Oppdater ansattens hovedfil i lønnsprogramvaren med disse endringene.
Angi lønnsperiode . Kontroller at lønnsmodulen er satt for riktig lønnsperiode.
Skriv inn tid som jobbet . Angi mengden vanlige og overtidstimer som hver ansatt har jobbet i lønnssystemet. Hvis selskapet manuelt beregner lønn, er ikke dette trinnet og neste trinn nødvendig. Hvis selskapet bruker datastyrte tidsklokker for å samle informasjonen om tidtaking, kan informasjonen overføres direkte til lønnsprogramvaren.
Angi manuelle innbetalinger . Angi beløpene for eventuelle manuelle lønnsslipp som ennå ikke er registrert i lønnssystemet. Dette kan være lønnsjusteringer fra tidligere perioder, eller betalinger knyttet til den første ansettelsen eller oppsigelsen av ansatte.
Beregn oppsigelseslønn . Beregn manuelt beløpet som skal betales til enhver ansatt som har forlatt selskapet, inkludert ubrukt ferie og etterlønn. Dette involverer vanligvis bare de ansatte som har forlatt selskapet frivillig, siden tvangsoppsigelser krever nær umiddelbare utbetalinger som vanligvis faller utenfor den normale lønnsbehandlingsperioden.
Endre fradrag . Skriv inn eventuelle endringer i standardfradrag fra lønn til ansatte, for eksempel for medisinsk forsikring, pynt og veldedighetsbidrag.
Beregn lønn . La programvaren behandle alle lønnsberegninger for perioden. Hvis selskapet manuelt beregner lønn, så bruk skattetabellene som er gitt av føderale og statlige myndigheter for å bestemme riktig beløp for skattetrekk.
Gjennomgå rapporter . Hvis lønnsberegninger enten er outsourcet eller bruker lønnsprogramvare, kan du skrive ut følgende rapporter og gjennomgå de underliggende transaksjonene for feil. Behandle lønn igjen til disse problemene er rettet.
Rapport om negative fradrag (kan indikere en dataregistreringsfeil eller svindel)
Rapport om negative skatter (kan indikere en dataregistreringsfeil eller svindel)
Foreløpig lønnsregister (nøkkeldokumentet som brukes til å lokalisere feil)
Sortert liste over utbetalte lønninger (fokuser på for høye eller lave lønnsbeløp for å oppdage potensielt unøyaktige arbeidstimer eller lønnssatser)
Trendlinje for lønnskostnader etter avdeling (kan indikere at lønn blir belastet feil avdeling)
Utsted betalinger . Når analysen av rapportene ikke indikerer ytterligere feil, behandler du betalinger til ansatte.
Rapporter om problemhåndtering (valgfritt) . Gi lønnsrapporter til ledelsen som er relatert til lønnen som nettopp er fullført. Eksempler på slike rapporter er en trendlinje for overtid av ansatte og en trendlinje for kompensasjonsutgifter etter avdeling.
Sikkerhetskopier data . Når lønnen er fullført, må du sikkerhetskopiere dataene knyttet til den. Hvis lønnsbehandling er outsourcet, håndteres dette av leverandøren. Hvis det brukes intern programvare, arkiverer du dataene. Hvis manuelt system brukes, sett lønnsregisteret i låst lagring.
Lås ned perioden . Lås ned lønnsperioden i lønnsmodulen for perioden akkurat fullført, for å forhindre uautoriserte endringer. Dette er egentlig det samme som trinn 2; ved å låse ned lønnsperioden, skifter vi frem til neste lønnsperiode.
Innskuddsskatt . Sett inn lønnsskatt og bekreft overføringen til regjeringen. Hvis selskapet har outsourcet sin lønnsbehandling, håndteres dette trinnet av leverandøren.
Lagre tidskort . Fil tidskortene nær lønnsavdelingen. Det er fullt mulig at ansatte vil stille spørsmål ved lønnen deres. I så fall skal de siste kortene være lett tilgjengelige for gjennomgang. Etter en måned eller to kan tidskortene flyttes til lengre tids lagring.
Undersøk feil . Hvis det er problemer med prosessering av lønn, kan du være sikker på at ansatte finner dem! Undersøk alle oppståtte transaksjonsfeil, og start endringer for å redusere deres fortsatte forekomst. Dette kan innebære endring av prosedyrer eller innføring av nye kontroller.
