Utgiftskontokonseptet har to forskjellige betydninger. Den ene involverer reise- og underholdningskostnader, og den andre er et mer generelt konsept som identifiserer en type konto. Begge definisjonene er angitt nedenfor.
T & E-utgiftskontoen
En utgiftskonto refererer til midler som er betalt til en ansatt, som deretter brukes til reise- og underholdningsutgifter. Utgiftskontomidler kan betales på forhånd når de faktisk brukes på selskapets virksomhet, i så fall blir midlene referert til som forskudd. Alternativt kan midlene betales som svar på innlevering av en utgiftsrapport fra en ansatt, i hvilket tilfelle midlene omtales som refusjon. Et forskudd blir opprinnelig registrert som en omløpsmiddel, mens en refusjon umiddelbart blir registrert som en kostnad etter hvert som den påløper. Når en ansatt leverer bevis på hvordan et forskudd ble brukt, blir den nåværende eiendelen innregnet som en kostnad.
Mengden kontantbetalinger knyttet til en utgiftskonto har en tendens til å være størst når den er knyttet til en ansatt som opererer uavhengig av den interne driften i en bedrift, hvor det beste eksemplet er en selger. Disse personene trenger tilstrekkelig finansiering for å reise mer enn det som er vanlig for andre ansatte.
Konseptet med utgiftskontoen kan misbrukes, enten ved å bruke mer penger enn det en fornuftig person krever, eller ved å motta forskudd og ikke bruke kontanter på vegne av virksomheten. Derfor innfører mange virksomheter stram kontroll over bruken av utgiftskontoer, inkludert bruk av utgiftsrapporter, reisepolicyer, revisjon av utførte betalinger og løpende gjennomgang av utestående saldo i forskuddskonto.
Utgiftskontotypen
Hovedtyngden av alle kontoer som er brukt i hovedboken er utgiftskontoer. Dette er en type midlertidig konto der alle utgifter som er påført av en enhet i en regnskapsperiode lagres. Dermed kan det være utgiftskontoer for bankgebyrer, kostnad for solgte varer, verktøy osv. Disse kontoene anses å være midlertidige, for de nullstilles ved slutten av regnskapsåret, for å gi plass til registrering av et nytt sett med utgifter i neste regnskapsår.
