Småbørsjournalen inneholder en oppsummering av betalingene fra et småbørsfond. Totalene i journalen blir deretter brukt som grunnlag for en journalføring i selskapets hovedbok. Denne journaloppføringen viser små kontante utgifter etter utgifttype. En typisk pengeblad er et fortrykt skjema, kanskje en kjøpt fra en kontorvarebutikk. Fra venstre til høyre inneholder den vanligvis en rad der du skal oppgi et kupongnummer, kupongdatoen og det totale utgiftsbeløpet spesifisert på kupongen. Skjemaet fortsetter deretter med et antall ekstra kolonner for vanlige utgifter, for eksempel:
Rekvisita
Måltider
Porto
Reiseutgifter
Andre utgifter
Skjemaet kan også inneholde en avstemmingsblokk nederst, hvor depotmesteren viser standard kontantbalanse, mengden av utgiftene som er oppført i småpengerjournalen, og eventuelle kontantmangel eller overforbruk som netto til den gjenværende kontantsaldoen i småpengerfondet. Forvalteren skal initialisere hver fullførte kupong.
Fremgangsmåten der småpengerjournalen brukes er:
Ved slutten av regnskapsperioden, skriv inn alle bilag i småpengerjournalen. For hver kupong, skriv inn kupongnummer, dato, totale utgifter og typen utgift.
Skriv inn totalsummene for alle numeriske kolonner nederst i skjemaet.
Fullfør avstemmingsblokken og oppgi mangel på småpenger eller overforbruk.
Stift alle bilag på baksiden av journalen.
Videresend pakken til hovedkontor.
Hovedbokassistenten oppretter en journaloppføring som reduserer balansen med små kontanter med de totale totale utgiftene som er oppført nederst på skjemaet, og registrerer en utgift for de forskjellige utgiftene på skjemaet som det ble gjort oppføringer for.
Generaldirektøren videresender journalen til kassereren, som gir påfyllingskontanter til depotmottakeren, og dermed gjenoppretter småkassesaldoen til det opprinnelige angitte nivået.
Etter at bruksperioden er fullført, arkiveres pengesjournalen i samsvar med selskapets policy for destruksjon av dokumenter.
