Utgiftsregnskap innebærer innregning og registrering av forbrukte utgifter eller pådratt forpliktelse. Denne prosessen er avgjørende for å innregne utgifter i riktig beløp og rapporteringsperiode. Følgende aktiviteter er nødvendige i utgiftsregnskapet:
Forbrukte utgifter - Oppstår når en leverandørfaktura mottas eller betales kontant i bytte for varer eller tjenester.
Bestem om beløpet skal behandles som en kostnad eller eiendel. Hvis varen kan konsumeres over flere perioder, vil den sannsynligvis bli behandlet som en eiendel.
Hvis du har en kostnad, må du bokføre den på riktig utgiftskonto, for eksempel direkte materiell, rekvisita eller forsyningskostnader.
Hvis en eiendel, kan du registrere den i enten kontoen for forhåndsbetalt kostnad (for kortsiktige eiendeler) eller en anleggskonto (for langsiktige eiendeler).
Hvis det er en forskuddsbetalt utgift, må du overvåke den hver måned og belaste den til utgiftene som forbrukes.
Hvis et anleggsmiddel, må du belaste en jevn del av den til avskrivningskostnadene i hver måned, til den er fullstendig oppbrukt.
Hvis ingen faktura er mottatt eller betaling er utført, kan det fortsatt være en plikt til å betale en leverandør. Opprett i så fall en omvendt journaloppføring som registrerer en påløpt utgift i inneværende periode, og reverserer den i neste periode. Dette gjør at utgiftene blir innregnet i riktig periode. Når fakturaen er mottatt eller betalingen er gjort i neste periode, motregner den tilbakeføringen, noe som resulterer i ingen nettoinnføring i den påfølgende perioden.
Pådratte forpliktelser - Oppstår når en bedrift påtar seg en forpliktelse til å betale en tredjepart.
Bestem om det er en sannsynlig forpliktelse og beløpet kan bestemmes tydelig. I så fall registrerer du et ansvar. Forskyvning av forpliktelsen er en kostnad.
Gjennomgå forpliktelsen i senere perioder for å se om beløpet er endret. Juster i så fall forpliktelsen og motregningskostnaden.
Kostnadsregnskapet som er nevnt her, brukes i et periodiseringsregnskapssystem.
