Finansiere

Fremgangsmåte for å motta kontanter

Prosessen med å motta kontanter er sterkt regimentert, fordi oppgaven med å behandle sjekker er lastet med kontroller. De er nødvendige for å sikre at sjekker blir registrert riktig, deponert raskt og ikke stjålet eller endret noe sted i prosessen. Prosedyren for behandling av sjekkkvitteringer er beskrevet nedenfor:

  1. Registrer sjekker og kontanter . Når den daglige postleveransen ankommer, registrerer du alle mottatte sjekker og kontanter på kvitteringslisten for postromskontroll. For hver mottatt sjekk oppgir du på skjemaet navnet på den betalende parten, sjekknummeret og det betalte beløpet. Hvis kvitteringen var kontant, så oppgi navnet på den betalende parten, sjekk "kontanter?" boksen, og det betalte beløpet. Når alle ordrelinjene er fullført, skriver du inn totalsummen i feltet "totale kvitteringer" nederst i skjemaet. Signer skjemaet og oppgi datoen da sjekker og kontanter ble mottatt. Stempel også "kun for innskudd" og selskapets bankkontonummer på hver mottatt sjekk; Dette gjør det vanskeligere for noen å trekke ut en sjekk og sette den inn på en annen bankkonto.

  2. Terminbetalinger . Sett inn alle sjekker, kontanter og en kopi av kvitteringslisten for postromsjekken i en sikker posepose. Få den håndlevert til kassereren i regnskapsavdelingen. Kassereren matcher alle varene i posen til kvitteringslisten for postromsjekken, initialiserer en kopi av listen og returnerer kopien med interoffice-post til postrommet. Mailroom-personalet arkiverer deretter den paraferte kopien etter dato.

  3. Bruk kontanter på fakturaer . Få tilgang til regnskapsprogramvaren, ring opp de ubetalte fakturaene til den aktuelle kunden, og bruk kontanter på fakturaene som er angitt på remitteringsrådet som følger med hver betaling fra kunden. Hvis det ikke er noen indikasjon på hvilken faktura som skal krediteres, registrerer du betalingen enten på en egen spenningskonto eller som ikke anvendt, men på kontoen til kunden som den kom fra. I sistnevnte situasjon må du ta en kopi av sjekken og oppbevare den til applikasjonsformål på et senere tidspunkt, slik at sjekken fremdeles kan deponeres på gjeldende dato.

  4. Registrer andre kontanter (valgfritt) . Noen kontanter eller sjekker vil av og til ankomme som ikke er relatert til ubetalte kundefordringer. For eksempel kan det være en forskuddsbetaling fra en kunde, eller retur av et depositum. I disse tilfellene registrerer du kvitteringen i regnskapssystemet, sammen med riktig dokumentasjon av årsaken til betalingen.

  5. Sett inn kontanter . Registrer alle sjekker og kontanter på et depositum. Sammenlign totalsummen på innskuddsbrikken med beløpet som er oppgitt på kvitteringslista for postrommet, og avstem eventuelle forskjeller. Lagre deretter sjekkene og kontantene i en låst pose og transporter dem til banken.

  6. Match til bankkvittering . Ved mottak av sjekker og kontanter utsteder banken en kvittering for det. Noen andre enn kassereren bør sammenligne kvitteringen med beløpet på depositumet og avstemme eventuelle forskjeller. Det kan være nyttig å stifte kvitteringen til en kopi av depositumet og arkivere dokumentene som bevis på at samsvarstrinnet ble fullført.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found