Et småkassesystem er et sett med policyer, prosedyrer, kontroller og skjemaer som et selskap bruker for å dispensere kontanter for ulike diverse behov, for eksempel kontorrekvisita og tjenester. Den grunnleggende prosessen med å sette opp et pengesystem er:
Beliggenhet . Bestem deg for stedene hvor små penger vil bli installert. Det kan være en enkelt for hele selskapet, eller kanskje en per bygning eller avdeling.
Finansiering . Bestem størrelsen på småpengerfondet på hvert sted. Dette er vanligvis i området $ 100 til $ 500. Gitt den høye risikoen for pengetyveri, er det generelt bedre å ikke opprette for store småpenger, selv om mindre må fylles på oftere.
Depot . Utnevne depotmottakere. Dette er vanligvis administrativt personale som er på stedet det meste av dagen, og som har tilstrekkelige geistlige ferdigheter til å opprettholde den nødvendige mengden journalføring med høy grad av nøyaktighet.
Bokser . Sett opp låste småkasser eller låste skrivebordsskuffer, inkludert forsyning av pengekuponger. Det kan være nødvendig å opprette en alarm som høres hvis det ikke er tilgang til en boks eller skuff.
Kuponger . Kjøp et sett med pengekuponger fra en kontorvarebutikk. Det er ikke nødvendig å opprette et tilpasset skjema.
Fond småboks . Flytt det angitte kontantbeløpet til hver pengekasse, og registrer overføringen i hovedboken som en bevegelse av kontanter til en egen pengekonto.
Trening . Tren oppbevarere av småpenger i hvordan man vurderer forespørsler om småpenger, hvordan man fyller ut kuponger i bytte mot kontantbetalinger, og når man skal be om erstatningskontanter når kontantnivået er lavt.
Forsoning . Gjør en prosedyre der en regnskapsmessig periodisk undersøker mengden kontanter og kvitteringer i hver pengekasse for å se om totalen samsvarer med den opprinnelige finansieringsmengden som er etablert for boksen, og for å avstemme eventuelle avvik.
Påfyll og opptak . Gjør en prosedyre der kassereren fyller opp kontantbeløpet i hver pengeboks, slik forvalterne av småpenger har bedt om. Dette innebærer også å oppsummere og registrere alle utgifter i hovedboken.
Små kontantsystemet må inneholde et tilstrekkelig antall kontroller for å redusere risikoen for at små kontanter blir stjålet, eller at det vil bli gitt for uriktige refusjonsanmodninger, eller at utgifter til små kontanter blir registrert feil. Du bør regelmessig gjennomgå kontrollproblemene som har oppstått, for å se om kontrollsystemet bør justeres for å redusere risikoen for tap.
Småkassesystemet er erstattet i mange selskaper med anskaffelseskort, som er kredittkort kontrollert av virksomheten. Anskaffelseskort har den enestående fordelen at de fjerner lett tilgjengelige kontanter fra selskapets lokaler. Et annet alternativ er å la ansatte kjøpe varer med egne midler og deretter betale de ansatte utgiftsrapporter. Hvis det sistnevnte alternativet brukes, oppfordrer du ansatte til å sende inn utgiftsrapporter ofte, slik at de ikke finansierer selskapets utgifter lenge. Dette betyr også at innsendte utgiftsrapporter skal behandles så raskt som mulig.
