Oppdateringen av regnskapsinformasjon refererer til å gi informasjon til brukerne raskt nok til at de kan iverksette tiltak. Aktualitetskonseptet er spesielt viktig i fire virksomhetsområder, som er som følger:
- Regnskap . Utgivelsen av regnskapet kan ikke bli så forsinket at selskapets ledere innser for sent at det er et alvorlig resultat- eller likviditetsproblem som må utbedres. Konseptet med aktualitet på dette området betyr derfor at kontrolleren skal bruke teknikker for hurtig lukking for å lukke bøkene og distribuere nøyaktige regnskaper så raskt som mulig.
- Avviksanalyse . Det er mange kostnadsregnskapsavvik innen salg, innkjøp, materialbruk, overhead og direkte arbeidskraft. Regnskapsavdelingen utarbeider og rapporterer vanligvis disse avvikene etter slutten av måneden. Denne forsinkede rapporteringen er for sent for ledere å ta korrigerende tiltak. Derfor er det generelt bedre å vedta sanntidsavviksrapportering på butikkgulvet, i stedet for å få regnskapspersonalet til å håndtere det med lengre intervaller.
- Ansvarsrapportering . Inntekts- og utgiftsresultatene til en virksomhet kan deles opp og tildeles ulike ansvarlige parter i hele organisasjonen. I så fall kan aktualitetskonseptet bety at informasjon skyves ut til brukerne daglig, i stedet for den månedlige tidsplanen som vanligvis følges for utstedelse av regnskap.
- Reguleringsrapportering . Et offentlig aksjeselskap må avgi visse rapporter kvartalsvis eller årlig. Hvis ikke, vil ikke selskapet overholde kravene til den tilsynsførende offentlige enheten.
Basert på disse eksemplene kan vi se at regnskapsavdelingen bør justere rapporteringsplanen for å møte de ulike behovene til brukere for forskjellige typer informasjon. I noen tilfeller som involverer avviksrapportering, kan det hende det ikke er mulig å gi regnskapsinformasjon i tide, i så fall bør denne typen rapportering avvikles.
Et iboende problem med informasjonskonseptets aktualitet er at det kan koste mer å samle, analysere og rapportere informasjon i et raskere tempo. En annen sak er at det er mindre tid til å avdekke og rette feil, så det er større risiko for å gi ut unøyaktig informasjon.
