En kredittgjennomgangsprosess er nødvendig for å sikre at en virksomhet ikke gir kreditt til kunder som ikke er i stand til å betale. Kredittavdelingen håndterer alle kredittvurderinger. Avdelingen kan motta papirkopier av salgsordrer fra ordreinngangsavdelingen, og dokumentere hver bestilling som en kunde ber om. I dette manuelle miljøet utløser mottak av en salgsordre en manuell gjennomgangsprosess der kredittpersonalet kan blokkere ordrene fra å nå fraktavdelingen med mindre den videresender en godkjent kopi til fraktlederen. Prosedyren for innføring av ordre for et manuelt system er beskrevet nedenfor:
Motta salgsordre . Ordreinngangsavdelingen sender en kopi av hver salgsordre til kredittavdelingen. Hvis kunden er en ny, tildeler kredittansvarlig den til en kredittpersonell. En salgsordre fra en eksisterende kunde vil sannsynligvis bli gitt til kredittpersonen som allerede er tilordnet den kunden.
Utsted kredittsøknad . Hvis kunden er ny eller ikke har gjort forretninger med selskapet på lenge, send dem en kredittapplikasjon og be om at den blir fullført og returnert direkte til kredittavdelingen. Dette kan gjøres via e-post eller en webside for å få raskere søknadsprosessen.
Samle inn og gå gjennom kredittsøknaden . Når du har mottatt en fullført salgsordre, undersøk den for å sikre at alle felt er fullført, og kontakt kunden for mer informasjon hvis noen felt er ufullstendige. Deretter samler du en kredittrapport, kundeopplysninger, bankreferanser og kredittreferanser.
Tilordne kredittnivå . Basert på den innsamlede informasjonen og selskapets algoritme for å gi kreditt, bestem et kredittbeløp som selskapet er villig til å gi kunden. Det kan også være mulig å justere kredittnivået hvis en kunde er villig til å signere en personlig garanti.
Hold ordre (valgfritt) . Hvis salgsordren er fra en eksisterende kunde, og det er en eksisterende ubetalt og uløst faktura fra kunden for mer enn $ ___, setter du tak i salgsordren. Kontakt kunden og informer dem om at bestillingen vil bli holdt på vent til den utestående fakturaen er betalt.
Få kredittforsikring (valgfritt) . Hvis selskapet bruker kredittforsikring, må du sende relevant kundeinformasjon til forsikringsselskapet for å se om det vil forsikre kredittrisikoen.
Bekreft gjenværende kreditt (valgfritt) . En salgsordre kan ha blitt videresendt fra ordreinngangsavdelingen for en eksisterende kunde som allerede har fått kreditt. I denne situasjonen sammenligner kredittpersonalet gjenværende mengde tilgjengelig kreditt med beløpet på salgsordren, og godkjenner bestillingen hvis det er tilstrekkelig kreditt for bestillingen. Hvis ikke, vurderer kredittpersonalet en engangsøkning av kredittnivået for å godta ordren, eller kontakter kunden for å avtale en alternativ betalingsordning.
Godkjenn salgsordre . Hvis kredittpersonalet godkjenner kredittnivået som trengs for en salgsordre, stempler det salgsordren som godkjent, signerer skjemaet og sender en kopi til fraktavdelingen for oppfyllelse. Det beholder også en kopi.
Arkiv kreditt dokumentasjon . Lag en fil for kunden og lagre all informasjon i den som ble samlet inn som en del av kredittundersøkelsesprosessen.
