Bokføringsforholdet sammenligner mengden innhentede nye ordrer med mengden varer og tjenester fakturert i en måleperiode. Når dette forholdet utvides (forholdet er større enn 1), indikerer det at en organisasjon er i stand til å erstatte ordrereserven med nye ordrer. Omvendt, når dette forholdet synker (forholdet er mindre enn 1), er det en sterk indikator på forestående problemer, siden en bedrift nå står overfor utsiktene til å til slutt ikke ha noe etterslikt, noe som vil føre til en rask nedgang i rapporterte salg. For eksempel genererer en bedrift $ 1 million nye ordrer i løpet av en måned, mens de fakturerer kundene $ 800 000 i samme periode. Dette resulterer i et bokføringsforhold på 1,25, som beregnes som følger:
$ 1 000 000 ÷ $ 800 000 = 1,25 forhold mellom bok og regning
Forholdet er spesielt viktig i bransjer der kundenes etterspørsel er volatil, siden ledelsen må forstå når man skal begynne å redusere kapasiteten for å møte synkende etterspørselenivå. Forholdet brukes også av investorer, siden et høyt forhold indikerer at en organisasjon har en robust forretningsmodell som tiltrekker seg kunder, og det er verdt å investere. Omvendt er et fallende forhold (spesielt over en rekke rapporteringsperioder) en indikator på mulig konkurs.
Forholdet kan også brukes som en ledende indikator på endringer i økonomiske forhold. For eksempel, hvis forholdet synker i bilindustrien, er dette en sterk indikator på at økonomien tipper over i en lavkonjunktur.
