Et prøvebalanseark er et regneark med flere kolonner som inneholder sluttsaldoer for alle hovedkontokontoer som brukes av en bedrift. Regnearket er nyttig for å konvertere balansekontosaldoer til regnskap, hvis det ikke er noen regnskapsprogramvare tilgjengelig som kan utføre denne oppgaven automatisk.
Regnearket er generelt strukturert som et elektronisk regneark, der regnskapsførte sluttsaldoer føres manuelt fra hovedboken. Regnearket kan inneholde forhåndsinnstilte delsum og totalformler, som er nyttige for å samle kontoinformasjonen i regnskapet.
Regnearket brukes fortsatt av og til når en bedrift ønsker å justere regnskapet på slutten av en regnskapsperiode og produsere regnskaper. Regnearket er imidlertid mye mer sannsynlig å brukes når en bedrift ikke har regnskapsprogramvare (som kan produsere den samme informasjonen mye lettere). Dermed finnes prøvebalansearket først og fremst i situasjoner der regnskapsmessige poster føres manuelt.
Den ene situasjonen der et prøvebalanseark kan bli funnet selv i et datastyrt regnskapsmiljø, er når de økonomiske resultatene fra flere enheter kombineres; regnearkformatet gjør det lettere å se konsolideringsoppføringene.
Nøkkelkolonnene i et prøvebalanseark er:
- Kolonne 1 inneholder kontonummeret til hver konto som har en saldo. Regnskapet er nesten alltid oppført i stigende numerisk rekkefølge, noe som vanligvis betyr at prioritetsrekkefølgen i regnearket er eiendeler, deretter forpliktelser, deretter aksjekontoer, deretter inntekter og deretter utgiftskontoer.
- Kolonne 2 inneholder kontobeskrivelsen knyttet til hvert kontonummer.
- Kolonne 3 inneholder den avsluttende debetbalansen i hver konto. Hvis saldoen i stedet er en kredittbalanse (som sannsynligvis er for gjelds-, egenkapital- og inntektskontoer), vises den i kolonne 4.
- Kolonne 4 inneholder den endelige kredittbalansen i hver konto. Hvis saldoen i stedet er en belastningsbalanse (som sannsynligvis er for eiendel- og utgiftskontoer), vises den i kolonne 3.
- Kolonne 5 og 6 inkluderer eventuelle justeringer av belastnings- og kredittbalansen i kolonne 3 og 4. Disse justeringene gjelder vanligvis forhold som påløpte utgifter, eller utsettelse av utgifter ved å flytte dem til aktivakontoer.
- Kolonne 7 og 8 inneholder den endelige justerte belastningen (Kolonne 7) og kreditt (Kolonne 8) kontosaldoer. Disse to kolonnene er kjent som den justerte prøvebalansen.
- Ytterligere kolonner kan legges til der du kan fremføre inntekts- og kostnadsbalanser for å opprette en resultatregnskap. I tillegg kan det være flere kolonner der aktiva, gjeld og egenkapitalregnskap overføres for å lage en balanse.
Lignende vilkår
Et prøvebalanseark er også kjent som en prøvebalanse.
