Leverandørens hovedfil er depotet for en betydelig mengde informasjon om selskapets leverandører, som brukes til betaling av leverandørfakturaer og utstedelse av innkjøpsordrer. Når en virksomhet til og med har et relativt lite antall leverandører, vil et betydelig antall feil gradvis krype inn i leverandørens hovedfil. Her er en rekke foreslåtte måter å rense filen på:
Skrive ut en rapport for hver leverandør med jevne mellomrom som viser hvert felt som brukes i leverandørens hovedfil. Skann rapporten for manglende informasjon i de viktigere feltene, for eksempel avgiftskoder og identifikasjonsnumre (TIN).
Skriv ut en liste over leverandører, sortert etter navn, og se etter duplikatnavn som indikerer tilstedeværelsen av duplikatposter. Bestem hvilke av disse postene som skal arkiveres, og flagg dem som ikke skal brukes igjen.
Skriv ut en rapport som viser betalinger til leverandører de siste to årene. Hvis det ikke har vært noen aktivitet i løpet av denne tidsperioden, kan du markere de relaterte leverandørens hovedfiler som arkivert.
Sammenlign registrerte skattebetalers identifikasjonsnumre for de nyeste leverandørene med TIN-matchingsprogrammet på IRS-nettstedet for å bekrefte at de registrerte numrene er riktige. Oppdater feil informasjon.
