Kontonummerering innebærer å sette opp strukturen til kontoene som skal brukes, samt tildele spesifikke koder til de forskjellige hovedbokskontoene. Nummereringssystemet som brukes er avgjørende for måtene finansinformasjon lagres og manipuleres på. Den første typen nummerering som skal bestemmes for et kontoplan, involverer strukturen deres. Dette er utformingen av et kontonummer og involverer følgende komponenter:
Divisjonskode - Dette er vanligvis en tosifret kode som identifiserer en bestemt selskapsdeling i et flerdivisjonsfirma. Den brukes ikke av et enkeltforetak. Koden kan utvides til tre sifre hvis det er mer enn 99 datterselskaper.
Avdelingskode - Dette er vanligvis en tosifret kode som identifiserer en bestemt avdeling i et selskap, for eksempel regnskaps-, ingeniør- eller produksjonsavdelinger.
Kontokode - Dette er vanligvis en tresifret kode som beskriver selve kontoen, for eksempel anleggsmidler, inntekter eller rekvisita.
For eksempel vil et multidivisjonsselskap med flere avdelinger i hvert selskap trolig bruke kontoplan som nummererer på denne måten: xx-xx-xxx
Som et annet eksempel kan et enkeltdivisjonsselskap med flere avdelinger dispensere de to første sifrene, og bruker i stedet følgende nummereringsskjema: xx-xxx
Som et siste eksempel kan en mindre virksomhet uten avdelinger i det hele tatt bare bruke den tresifrede koden som er tildelt kontoene, som er: xxx
Når kodestrukturen er satt, kan nummerering av kontoer finne sted. Dette er den tresifrede kodingen det er referert til tidligere. Et selskap kan bruke et hvilket som helst nummereringssystem det ønsker; det er ingen påbudt tilnærming. En vanlig kodingsordning er imidlertid som følger:
Eiendeler - Kontokoder 100-199
Gjeld - 200-299
Egenkapitalkontoer - 300-399
Inntekter - 400-499
Utgifter - 500-599
Som et komplett eksempel på forrige oversikt over nummerering tildeler et morselskap "03" -betegneren til et av datterselskapene, "07" -betegneren til ingeniøravdelingen og "550" til reise- og underholdningskostnadene. Dette resulterer i følgende kontoplan:
03-07-550
