Prøvesaldoen er et sammendragsnivå på listen over belastnings- eller kredittbeløpet på hver konto. Du bruker vanligvis den opprinnelige eller ikke-justerte prøvebalansen av to grunner:
For å sikre at summen av alle belastninger tilsvarer summen av alle kreditter, og derved sikre at alle underliggende transaksjoner er i balanse.
Å bruke som utgangspunkt for å justere oppføringer som vil bringe informasjonen i prøvebalansen i samsvar med et regnskapsrammeverk, for eksempel Generelt aksepterte regnskapsprinsipper eller International Financial Reporting Standards.
Denne ujusterte prøvebalansen kan inneholde en rekke feil, bare noen få av dem er lette å få øye på i formatet for prøvebalansen. Her er de vanligste feilene, med forslag til hvordan du finner dem:
Innlegg gjort to ganger . Hvis en oppføring blir gjort to ganger, vil prøvebalansen fortsatt være i balanse, så det er ikke et godt dokument for å finne den. I stedet for en pågående transaksjon må du kanskje vente på at problemet løser seg selv. For eksempel vil en duplikatfaktura til en kunde bli avvist av kunden, mens en duplikatfaktura fra en leverandør (forhåpentligvis) vil bli oppdaget under fakturagodkjenningsprosessen.
Innlegg ikke gjort i det hele tatt . Umulig å finne på prøvebalansen, siden den ikke er der (!). Det beste alternativet er å opprettholde en sjekkliste med standardoppføringer, og kontrollere at alle har blitt gjort.
Oppføringer til feil konto . Dette kan være tydelig med et raskt blikk på prøvebalansen, siden en konto som tidligere ikke hadde noen saldo nå har en. Ellers er den beste formen for korreksjon forebyggende - bruk standard journaloppføringsmaler for alle tilbakevendende oppføringer.
Omvendte oppføringer . En oppføring for en debet kan feilaktig registreres som en kreditt, og omvendt. Dette problemet kan være synlig på prøvebalansen, spesielt hvis oppføringen er stor nok til å endre tegnet på en sluttbalanse til det motsatte av det vanlige tegnet.
Transponerte tall . Sifrene i et tall kan ha blitt byttet. Dette er lett å finne, siden den underliggende oppføringen er ubalansert, og derfor ikke burde ha blitt akseptert av regnskapsprogramvaren. Hvis man bruker et manuelt system, må bokføringssummene sammenlignes med totalene i prøvebalansen. Dette problemet er relatert til det følgende.
Ubalanserte oppføringer . Dette er listet sist, siden det er umulig i et datastyrt miljø, der oppføringene må balanseres eller systemet ikke aksepterer dem. Hvis du bruker et manuelt system, vil problemet være tydelig i kolonnesummen av prøvebalansen. Imidlertid er det vanskeligere å finne den nøyaktige oppføringen, og det vil kreve en detaljert gjennomgang av hver oppføring, eller i det minste av totalene i hver datterselskap som ruller inn i hovedboken.
Når du retter en feil, må du bruke en tydelig merket journaloppføring med dokumentasjon, slik at noen andre kan spore gjennom arbeidet ditt på et senere tidspunkt.
