Arbeidskapitalanalyse brukes til å bestemme omløpsmidlers likviditet og tilstrekkelighet sammenlignet med kortsiktig gjeld. Denne informasjonen er nødvendig for å avgjøre om en organisasjon trenger ytterligere langsiktig finansiering for sin virksomhet, eller om den skal planlegge å flytte overskytende kontanter til langsiktige investeringsmidler.
Den første delen av arbeidskapitalanalysen er å undersøke tidslinjene som kortsiktig gjeld skal betales for. Dette kan lettest oppdages ved å undersøke en eldre leverandørgjeldsrapport, som deler gjeld i 30-dagers tidsbøtter. Ved å revidere formatet til denne rapporten for å vise mindre tidsbokser, er det mulig å bestemme kontantbehov for mye kortere tidsintervaller. Tidspunktet for andre forpliktelser, som påløpte forpliktelser, kan deretter legges på toppen av denne analysen for å gi en detaljert oversikt over nøyaktig når forpliktelser må betales.
Neste, delta i den samme analysen for kundefordringer, ved hjelp av den gamle kundefordringsrapporten, og også med kortsiktige tidsbokser. Resultatet av denne analysen må revideres for de kundene som tidligere har betalt for sent, slik at rapporten avslører en mer nøyaktig vurdering av sannsynlige innkommende kontantstrømmer.
Et ytterligere trinn er å undersøke eventuelle investeringer for å se om det er noen begrensninger for hvor raskt de kan selges og konverteres til kontanter. Til slutt, gjennomgå varelageret i detalj for å estimere hvor lang tid det vil gå før denne eiendelen kan konverteres til ferdige varer, selges og kontanter mottatt fra kunder. Det er fullt mulig at perioden som kreves for å konvertere varebeholdning til kontanter, vil være så lang at denne eiendelen er irrelevant i forhold til å kunne betale for kortsiktig gjeld.
Den neste store aktiviteten er å netto analysene sammen til en modifisert kortsiktig kontantvarsel, ved bruk av veldig korte tidsperioder, for eksempel intervaller på hver tredje til femte dag. Hvis det er mangel på mengden tilgjengelige kontanter til enhver tid, vil det være nødvendig å enten planlegge en forsinket betaling til en leverandør, eller å skaffe tilstrekkelig kontanter fra ny gjeld eller egenkapital for å oppveie mangelen.
En arbeidskapitalanalyse av denne typen bør gjennomføres med jevne mellomrom.
