Et selskaps investering i varelager er vanligvis stor, og den kan bestå av mange varer som lett kan stjeles og selges på nytt. Hvis varelageret for det meste inneholder råvarer, er det viktig å holde oversikt over det for å sikre at produksjonsprosessene som brukes, ikke mangler materialer. Dette betyr at du må implementere en rekke kontroller, enten for å forhindre tyveri eller for å sikre at produksjonsoperasjonen ikke mangler innspill. Nedenfor vil vi beskrive en rekke viktige kontroller du bør vurdere for lagerinvesteringen. Viktige interne kontroller for beholdningen din er:
Gjerde og låse lageret . Den viktigste lagerkontrollen er å låse lageret. Dette betyr at du konstruerer et gjerde rundt inventaret, låser porten og bare lar autorisert personell komme inn på lageret.
Organiser varelageret . Det virker ikke som en kontroll å bare organisere varelageret på lageret, men hvis du ikke finner det, kan du ikke kontrollere det. Dermed er et grunnleggende grunnlag for intern kontroll av varelageret å nummerere alle lokasjoner, identifisere hver varelager og spore disse varene etter sted.
Telle alt innkommende lager . Ikke bare ta ordet fra leverandøren om at mengden som er oppgitt på leveransen er den riktige. Telle varebeholdningen før du registrerer den som mottatt. Dette forhindrer at feil blir introdusert i lagerregistrene.
Inspiser innkommende lager . Kontroller at alt innkommende lager er av riktig type og ikke er skadet. Alle gjenstander som mislykkes i inspeksjonen, skal returneres med en gang, og det ansvarlige personalet varslet at de returnerte varene ikke skulle betales for.
Merk all inventar . Hvert lager av lager på lageret skal identifiseres med en merkelapp som angir delenummer, beskrivelse, måleenhet og mengde. Ellers identifiseres beholdningsartikler feil.
Segreger kundeeid lager . Hvis det er lager på stedet som kundene eier, vil lagerpersonalet sannsynligvis telle det som om det eies av selskapet, så ha en prosedyre på plass for å merke disse varene som kundeeide når de ankommer, og adskille dem i en separat del av lageret.
Standardiser journalføring for lagerplukking . Når en vare blir plukket fra hyllen på lageret, for bruk enten i produksjonsområdet eller for salg til kunder, har du en standard prosedyre for å registrere plukkene så snart de forlater lageret (som er lettere hvis det er et lagergjerde , og inventar kan bare passere gjennom en enkelt kontrollert gate).
Signer for alt lager som er fjernet fra lageret . Hvis lagervarer fjernes fra lageret av årsaker utenfor den normale plukkprosessen, må personen fjerne lagertegnet for fjerning, slik at det registreres hvem som er ansvarlig.
Revidere papirregningen . Stykklisten er en oversikt over delene som brukes til å konstruere et produkt. Stykklisten brukes til å plukke varer fra lager, så hvis fakturaen er feil, vil plukkere trekke feil beløp fra lageret. Dette krever en regelmessig revisjon av hver regning, samt tilgang med bare passord til papirregistrene i datasystemet.
Spor ekstra rekvisisjoner og retur . Hvis produksjonspersonalet ber om ekstra utstedelser av deler, eller returnerer overskytende beløp til lageret, er det en feil i plukkregistrene (muligens i papirlisten, som nevnt).
Gjennomføre en periodisk foreldet varelagervurdering . Lageret kan til slutt bli kvalt av foreldet lager som ikke kan brukes, noe som krever høye lagringskostnader og som også forstyrrer komponentene som er nødvendige i produksjonen. Danne et materialanmeldelseskort som jevnlig blar gjennom lagerregistreringene for å bestemme hvilke varer som skal selges eller på annen måte elimineres.
Gjennomføre syklus teller . La lagerpersonalet gjennomføre små, hyppige tellinger av en liten del av varelageret, og undersøke og rette eventuelle feil de finner. Dette forbedrer gradvis nøyaktigheten på lageroppføringen.
Undersøk beholdningsposter med negativ saldo . Hvis regnskapsregistrene viser at det er negativt varelager, er det åpenbart en transaksjonsfeil som forårsaket den negative saldoen. Dette er et hovedmål for en detaljert etterforskning.
Registrer skrottransaksjoner . Kast ikke bare skrap i en søppelbøtte når det oppstår. Hvis du gjør det, tror regnskapssystemet fremdeles at den utrangerte varen er på lager, og det vil også overvurdere varemengden. I stedet oppretter du en prosedyre for å spore skrap regelmessig.
Det kan fremdeles oppstå en rekke problemer med nøyaktighet på lageroppføringen til tross for disse kontrollene, så vær forberedt på å legge til flere kontroller hvis problemene er vedvarende.
