En prøvekredittpolicy inneholder en rekke elementer som er utformet for å redusere risikoen for tap fra å utvide kreditt til kunder som ikke kan betale. De viktigste delene av en kredittpolicy er som følger:
Formål: Denne delen av policyen angir kort hvorfor policyen eksisterer. For eksempel:
Denne policyen skisserer kravene for å etablere betalingsbetingelser hos selskapets kunder, samt overvåking av disse vilkårene. Politikken noterer seg også alternativer som skal gjøres tilgjengelige for de kundene som ikke kvalifiserer for selskapskreditt.
Omfang: Denne delen identifiserer hvilke salgstyper policyen gjelder for. Det kan bare gjelde salg innen et bestemt land eller en bestemt region, eller for visse typer kontrakter eller salg. For eksempel:
Denne policyen gjelder for alt salg som foregår i USA, unntatt salg til føderale myndigheter og statlige myndigheter.
Retningslinjer: Hoveddelen av policyen kan inneholde en rekke uttalelser angående kredittpolitikk, sammen med mer detaljert applikasjonsinformasjon. For eksempel:
Selskapet vil gi kreditt til kunder hvis de oppfyller terskelkriteriene for kredittgivning. Den grunnleggende kredittformen er en maksimal kreditt på $ 10.000 uten sikkerhetsinteresse. Maksimum kreditt kan utvides med godkjenning fra kredittansvarlig. I situasjoner der det er spørsmål om en kundes tilbakebetalingsevne, kan det være nødvendig med en personlig, bedrifts- eller bankgaranti. Alle vilkår er netto 30 dager, uten unntak hvis det kreves lengre betalingsperiode.
Kredittavdelingen vil gjennomgå kredittapplikasjonene til alle nye kunder for å avgjøre om de er verdige til å motta kreditt, og beløpet på kreditten. Kredittnivået kan reduseres hvis en kunde har en lav kredittpoeng på kredittrapporten, hvis den har blitt dannet i løpet av de siste to årene, eller hvis den nåværende andelen er mindre enn 1: 1.
Kredittavdelingen vil med jevne mellomrom gjennomgå tilbakebetalingshistorikken til eksisterende kunder for å avgjøre om deres eksisterende kredittnivå er rimelig eller trenger å bli revidert. Denne gjennomgangen skal også gjennomføres når forretningsforholdene tilsier en generell tilbaketrekking eller utvidelse av kredittnivået.
Salgsbetingelsene som tilbys til kunder er standardisert under eksisterende salgsprogrammer og kampanjer. Kredittavdelingen vil justere standard salgsbetingelser for å maksimere salgsutfallet, selv om slike endringer krever godkjenning fra kredittansvarlig. De grunnleggende underliggende salgsbetingelsene som tilbys kundene er netto 30 dager.
Ansvar: Politikken bør angi hvem som har ansvar for utvidelse eller revisjon av kreditt. Ellers kan situasjonen være ganske rotete, noe som muligens kan føre til at kreditt blir gitt på en ad hoc-måte. For eksempel:
Kredittansvarlig er autorisert til å gi kreditt til kunder, og kommunisere med dem angående deres kredittstatus. Kredittpersonalet har til oppgave å instruere kunder om betalingsansvar.
