Kontroll over kundefordringer begynner virkelig med den første opprettelsen av en kundefaktura, siden du må minimere flere problemer under opprettelsen av kundefordringer før du kan ha et omfattende sett med kontroller over denne nøkkelverdien. Kontrollene spenner deretter over riktig vedlikehold av kundefordringer og eliminering av dem gjennom enten betaling fra kunder eller generering av kreditnotaer. De viktigste kontrollene du bør vurdere er:
- Krev kredittgodkjenning før forsendelse . Du vil få problemer med å samle inn fordringer hvis en ordre sendes til en kunde med dårlig kredittvurdering. Krev derfor signert godkjenning fra kredittavdelingen på alle salgsordrer over et bestemt dollarbeløp.
- Bekreft kontraktsvilkår . Hvis det er uvanlige betalingsbetingelser, må du kontrollere dem før du oppretter en faktura. Ellers vil kundefordringer inneholde fakturaer som kunder nekter å betale.
- Korrekturlesede fakturaer . Hvis en faktura for et stort dollarbeløp inneholder en feil, kan kunden holde utbetalingen til du sender en revidert faktura. Vurder å kreve korrekturlesing av større fakturaer for å avhjelpe dette problemet.
- Autoriser kredittnotater . Folk som har tilgang til innkommende kundebetalinger, kan avskjære innkommende kontanter og deretter opprette en kreditnota for å dekke sporene deres. Et skritt i forebyggingen av dette problemet er å kreve en formell godkjenning av en leder for kreditnotaer, som deretter blir verifisert på et senere tidspunkt av internrevisjonsstaben. Ikke ta denne kontrollen ytterst og krever godkjenning for ekstremt små kreditnotaer - la regnskapspersonalet lage små uten godkjenning, bare for å rydde opp i små gjenværende kontosaldoer.
- Begrens tilgangen til faktureringsprogramvaren . Som nettopp bemerket, kunne noen avlytte innkommende betalinger fra kunder og skjule tyveriet med en kreditnota. Du bør passordbeskytte tilgangen til faktureringsprogramvaren for å forhindre ulovlig generering av kreditnotaer.
- Segregerte plikter . Som nettopp nevnt, skal ingen kunne håndtere innkommende kundebetalinger og opprette kreditnotaer, ellers vil de kunne ta pengene og dekke sporene sine med kreditnotaer. Tilordne derfor disse oppgavene til forskjellige mennesker.
- Gjennomgå kundefordringer . Kundefordringstransaksjoner går nesten alltid gjennom en salgsjournal i regnskapsprogramvaren som genererer egne regnskapsoppføringer. Derfor bør det nesten aldri være en manuell journalføring i kontofordringskontoen. Du bør undersøke disse oppføringene nøye.
- Revidere fakturapakker . Etter at fakturaene er fullført, bør det være en pakke i filen som inneholder salgsordren, kredittautorisasjonen, fraktbrevet og en fakturakopi. Internrevisjonspersonalet bør gjennomgå et utvalg av disse pakkene for å bekrefte at fakturaføreren korrekt gjennomgikk alt støttende papirarbeid og genererte korrekt en faktura.
- Match faktureringen til fraktloggen . Det er mulig at varene blir sendt uten en tilsvarende faktura, eller omvendt. For å oppdage disse situasjonene, må internrevisjonspersonalet sammenligne faktureringer med fraktloggen, og undersøke eventuelle forskjeller.
- Revidere anvendelsen av kontantkvitteringer . Regnskapsstaben kan feil bruke kvitteringer på åpne fakturaer, kanskje ikke engang bruke dem på kontoene til de riktige kundene. La internrevisjonspersonalet med jevne mellomrom spore et utvalg kontantkvitteringer til kundefakturaer for å verifisere riktig kontantapplikasjon.
Disse postene utgjør de grunnleggende kontrollene for kundefordringer. Et selskap med et spesialisert fordringssystem må kanskje implementere ytterligere kontroller, eller trenger kanskje ikke noen av elementene som er oppført her.
