Et betalingssystem betaler en virksomhets regninger på en organisert måte. Målet med dette systemet er å foreta betalinger i tide og å betale de riktige beløpene til de riktige leverandørene. Følgende trinn kan brukes til å sette opp et slikt system:
Velg programvare . Kjøp en programvarepakke som ikke er hylle, som inneholder en modul for leverandørgjeld. Se etter slike standardfunksjoner som muligheten til å sette opp standard betalingsinformasjon for hver leverandør, få øye på duplikatfakturaer, dra nytte av rabatter for tidlig betaling og foreta elektroniske innbetalinger.
Sett opp leverandører . Legg inn hovedfilen til leverandøren i programvaren navnene, adressene, betalingsvilkårene og standardregnskapskontoene som gjelder for hver leverandør.
Oppgi fakturaer . Oppgi hver faktura i det betalbare systemet. Dette inkluderer å angi fakturadato (ikke mottaksdato) og det betalbare beløpet.
Godkjenn fakturaer . Lag et system for å enten ha ledere som godkjenner hver leverandørfaktura hver gang den ankommer, eller bruk negative godkjenninger, der ledere bare må varsle leverandørens ansatte hvis de ikke godkjenner en betaling. Et styringssystem for arbeidsflyt kan integreres i systemet for å spore status for godkjenninger.
Planlegg betaling . Gjør en prøvekjøring for å skrive ut en liste over alle fakturaer som skal betales fra programvaren, og kontroller at rapporten inkluderer alle fakturaer som skal betales innen det valgte datoperioden.
Test en sjekkkjøring . Kryss av i programvaren for alle godkjente betalinger, og skriv ut en serie sjekker for å betale for disse fakturaene. Forsikre deg om at systemet bare betaler de sjekkene som ble valgt.
Signer sjekker . Utpeke en person til å være den primære sjekkunderskriveren, så vel som en annen person til å være sikkerhetskopieringsunderskriveren. Informer disse menneskene om deres plikter ved å undersøke sikkerhetskopidokumentasjonen som er vedlagt hver sjekk.
De foregående trinnene dekker de grunnleggende handlingene som er involvert i hvordan behandle gjeld gjennom et leverandørgjeldssystem. Følgende tilleggsutstyr kan innlemmes i den:
Treveis matching . Det kan være nødvendig å ha en kontorist som matcher leverandørfakturaer til selskapets relaterte innkjøpsordrer og eventuelle mottaksdokumenter. Denne matchingen kan være nødvendig for å sikre at virksomheten bare betaler for riktig autoriserte og mottatte varer.
Kostnadsrapporter . Sett opp et system som krever at ansatte skal sende inn skjema for utgiftsrapporter, som det er vedlagt kvitteringer for varer de kjøpte. Dette systemet kan inneholde et sett med reisepolicyer som styrer hvilke utgifter som skal refunderes.
Innkjøpskort . Sett opp et system der anskaffelseskort utstedes til et utvalg ansatte, som er autorisert til å gjøre kjøp med kortene på vegne av selskapet. Inkluder prosedyrer for gjennomgang av kortuttalelser for feil, og innlevering av fullstendig gjennomgåtte uttalelser til leverandørens gjeld for betalingsbehandling.
Det kan også være nødvendig å legge til et utvalg kontroller i leverandørgjeldssystemet for å redusere risikoen for store utbetalinger.
