Prøvesaldoen og dens rolle i regnskapsprosessen
Prøvesaldoen er en rapport som kjøres på slutten av en regnskapsperiode, som viser sluttbalansen i hver hovedbokskonto. Rapporten brukes primært for å sikre at summen av alle belastninger er lik summen av alle studiepoeng, noe som betyr at det ikke er ubalanserte journaloppføringer i regnskapssystemet som gjør det umulig å generere nøyaktige regnskaper. Prøvesaldoen ved utgangen av året blir vanligvis bedt om av revisorer når de begynner en revisjon, slik at de kan overføre kontosaldoer på rapporten til revisjonsprogramvaren; de kan be om en elektronisk versjon, som de lettere kan kopiere til programvaren.
Selv når belastnings- og kredittsummen som er oppgitt på prøvebalansen, er lik hverandre, betyr det ikke at det ikke er noen feil i kontoene som er oppført i prøvebalansen. For eksempel kan en debet ha blitt ført på feil konto, noe som betyr at belastningstotalen er riktig, selv om en underliggende kontosaldo er for lav og en annen saldo er for høy. For eksempel registrerer en kontoføringsansvarlig en leverandørfaktura på $ 100 med debet for leveranseutgifter og en kreditt på $ 100 til gjeldskontoen. Debiteringen burde ha vært på utgiftskontoen til verktøyet, men prøvebalansen vil fremdeles vise at det totale beløpet er lik det totale antallet kreditter.
Prøvebalansen kan også brukes til å manuelt kompilere regnskaper, men med den overveiende bruken av datastyrte regnskapssystemer som oppretter uttalelsene automatisk, brukes rapporten sjelden til dette formålet. Det er faktisk ikke lenger behov for å bruke prøvebalanserapporten i regnskapsoperasjoner.
Når prøvebalansen først skrives ut, kalles den den ujusterte prøvebalansen. Når regnskapsteamet korrigerer eventuelle feil som er funnet og foretar justeringer for å bringe regnskapet i samsvar med et regnskapsrammeverk (som GAAP eller IFRS), kalles rapporten den justerte prøvebalansen. Den justerte prøvebalansen blir vanligvis skrevet ut og lagret i årsboka, som deretter arkiveres. Til slutt, etter at perioden er avsluttet, blir rapporten kalt prøvebalansen etter avslutning.
Prøvebalansen er strengt tatt en rapport som er samlet fra regnskapsregistrene. Siden justering av poster kan gjøres som et resultat av gjennomgang av rapporten, kan det imidlertid sies at regnskapsføring av prøvebalanse omfatter justeringsprosessen som konverterer en ujustert prøvebalanse til en justert prøvebalanse.
Hvis det er datterselskaper i en organisasjon som rapporterer resultatene til morselskapet, kan moren be om en sluttforsøksbalanse fra hvert datterselskap, som den bruker til å utarbeide konsoliderte resultater for hele selskapet.
Hovedboka er rapporten som foretrekkes av interne regnskapsførere, siden den også viser de detaljerte transaksjonene som består av sluttsaldoen, eller i det minste peker mot den aktuelle underboksen som inneholder denne informasjonen. Dette ekstra detaljnivået avslører aktiviteten i en konto i løpet av en regnskapsperiode, noe som gjør det lettere å utføre undersøkelser og oppdage mulige feil.
Trial Balance Format
Den første prøvebalanserapporten inneholder følgende kolonner:
Kontonummer
Brukernavn
Avslutte debetbalanse (hvis noen)
Avslutte kredittbalanse (hvis noen)
Hver ordrelinje inneholder bare sluttsaldoen i en konto. Alle kontoer som har en sluttbalanse er oppført i prøvebalansen; Vanligvis blokkerer regnskapsprogramvaren automatisk at alle kontoer som har en nullbalanse vises i rapporten.
Den justerte versjonen av en prøvebalanse kan kombinere belastnings- og kredittkolonnene i en enkelt kombinert kolonne, og legge til kolonner for å vise justeringsoppføringer og en revidert sluttbalanse (som er tilfelle i følgende eksempel).
Eksempel på en prøvebalanse
Følgende prøvebalanseeksempel kombinerer belastnings- og kredittotalene i den andre kolonnen, slik at den samlede saldoen for (total) er null. Justeringsoppføringer legges til i neste kolonne, noe som gir en justert prøvebalanse i kolonnen lengst til høyre.
ABC International
Prøvebalanse
31. august 20XX
